L’objectif de ce projet est multiple : optimiser l’existant, intégrer de nouveaux services, favoriser la synergie entre les différentes entités et assurer, ainsi, un service optimal aux utilisateurs d’A’tout, dispositif permettant d’accéder à différents services de la communauté d’agglomération. Retour sur les étapes clés du déploiement avec Dominique Gascoin, Chef de projet au sein d’Angers Loire Métropole.
Des explications sur l’état des lieux de votre système d’information.
DG : Début 2012, la communauté d’agglomération Angers Loire Métropole a amorcé un projet de mutualisation des applications de gestion de prêt. Trois directions étaient concernées ainsi que le Cabinet du Maire à travers son service « Relations Publiques Protocole », La Direction des Bâtiments, la Direction Développement de la Vie Associative, ainsi que la Direction Transport Mobilité.
Jusqu’alors, le service des Relations Publiques gérait la réservation des salles municipales avec une application datant d’une quinzaine d’années. Nous étions confrontés à des problèmes de disponibilité et avions de moins en moins les compétences en interne pour maintenir son fonctionnement. Les gardiens, rattachés à la Direction des Bâtiments, en charge de la préparation de ces salles recevaient toutes les réservations en format papier une fois par mois. Au sein de la Direction du développement de la Vie Associative, le Centre de Ressources Audiovisuelles (CRA), utilisait, pour son activité de prêt de matériels aux associations, une solution, qui imposait de nombreuses limites d’utilisation.
Quant aux collaborateurs du service Vélocité de la Direction Transports/Mobilité, ils géraient l’activité de prêt de vélos avec une application reposant sur une base Microsoft Access. Les temps de réponse étaient longs et les modèles de données n’étaient pas toujours cohérents. En bref, il nous fallait non seulement optimiser et uniformiser l’existant, mais aussi intégrer les nouveaux services proposés par Angers Loire Métropole.
Quels étaient vos besoins et comment s’est déroulée la consultation ?
DG : Ce constat fait, nous avons identifié un référent fonctionnel pour chaque entité, afin de définir plus précisément les attentes des collaborateurs, poursuit le Chef de projet d’Angers Loire Métropole. Certains besoins se recoupant, tels que le prêt, la location de salles ou de matériels, nous avons décidé de centraliser l’ensemble des activités au sein d’une seule et même solution.
Nous avions un autre souhait, dont nous n’étions pas assurés de la faisabilité : le lien entre la solution de gestion et A’tout, dispositif d’Angers Loire Métropole qui permet aux usagers d’accéder à de nombreux services proposés par la Ville. Une fois le cadrage validé, en février 2012, nous avons amorcé la phase de consultation.
Mismo s’est distingué par sa capacité à analyser notre besoin et à nous proposer une unique solution pour gérer et la partie location (gestion de salles), et la partie prêt (gestion de matériels). Comme souhaité, les équipes Mismo ont lié Athénéo, solution éditée par Mismo, et le site internet du projet A’tout, alors en cours de développement par la société Capgemini. Le site internet A’tout et le logiciel associé s’interfacent avec plusieurs applications, qui imposent de nombreuses contraintes techniques.
Aujourd’hui, les usagers sont saisis via le référentiel A’tout, qui transmet, ensuite, les données collectées à Athénéo ERP. Quant aux informations liées aux prestations saisies dans Athénéo, elles « remontent » dans le site internet A’tout.’ De nécessaires développements pour intégrer l’activité du Forum des Associations Lors de ce projet, des développements spécifiques ont été réalisés pour permettre à la communauté d’agglomération de gérer l’activité de ces trois entités au sein d’une seule solution. Ce fut notamment le cas pour l’activité du Forum des Associations.
Ce service, qui s’apparente à de la location de salles – chaque association pouvant réserver un espace au sein du Forum, était précédemment géré sous Microsoft Access. Nous avons souhaité l’intégrer à Athénéo ERP, toujours dans cette optique de centralisation, explique M. Gascoin. Un module a été développé pour répondre aux spécificités de cette activité.
Comment les utilisateurs ont-ils appréhendé Athénéo ?
DG : La mise en production effective a eu lieu, comme prévu, en juillet 2013 pour les Relations Publiques et le CRA, puis en novembre 2013, pour le service Vélocité. La prise en main s’est bien passée. La formation des utilisateurs et des administrateurs s’est faite en plusieurs étapes, au cours du projet.
Depuis fin avril 2014, la solution Athénéo est opérationnelle. Trois collaborateurs des Relations Publiques, dont deux à temps plein, l’utilisent pour la réservation en ligne des salles municipales. Au sein de la Direction des Bâtiments, les gardiens ont accès à toutes les informations nécessaires à la préparation des salles via l’espace web d’Athénéo, personnalisé pour Angers Loire Métropole. Ils ont accès aux coordonnées du loueur ou aux indications techniques et peuvent consulter le planning des salles sous leur responsabilité.
La Direction du Développement de la Vie Associative compte une quinzaine d’utilisateurs. Il y a, d’une part, les gardiens de la Cité et, d’autre part, le personnel administratif en charge de la réservation des salles, du référencement des associations, de l’organisation du Forum, et enfin les collaborateurs du CRA pour le prêt de matériel audiovisuel (référencement et réservation).
Enfin, une dizaine de collaborateurs de Vélocité utilisent la solution de gestion. Nous avons aujourd’hui une seule base de données pour l’ensemble des collaborateurs. Néanmoins, si la base de données est commune, nous avons des vues propres à chaque division et profil d’utilisateur. Cette gestion fine des droits nous permet d’assurer la confidentialité des données.